業務システムを新しくしたのに、現場の手間が減った実感がない——管理職の方から、この相談を頻繁に伺います。選定を誤ったのか、社員のITへの習熟が足りないのか。原因を探すうちに、いつのまにか次の投資の話になっている。しかし多くの場合、問題は道具にも人にもありません。業務の流れを変えないまま、道具だけを新しくしたことにあります。
入れる前に決めるべきは「やめる業務」
新しい仕組みの導入は、たいてい「今の業務をそのまま移す」ところから始まります。移すこと自体は間違いではありません。ただ、そこで一度も「この作業は本当に必要か」を問わないと、非効率な手順がそのままデジタルになるだけです。紙の申請書を同じ項目でフォームにすれば、記入の手間は変わらず、承認の階層も残ります。むしろ「システムに入っているから」という理由で、やめる判断がしにくくなることさえあります。
導入前に決めるべきは、機能の比較ではなくやめる業務です。一つでも工程を減らしてから移す。それだけで、同じ製品を入れても結果は変わります。
使われない仕組みに共通する三つの兆候
定着しない仕組みには、導入前から表れている兆候があります。
一つ目は、入力する人と、恩恵を受ける人が違うこと。現場が入力し、経営だけが見るという構造では、入力は「作業」にしかなりません。入力した本人に返るものが何か、説明できない仕組みは続きません。
二つ目は、「とりあえず全部」入力させていること。項目が多いほど精度が落ち、やがて空欄が増え、数字が信用できなくなります。最初は三項目でも構いません。使われる三項目のほうが、使われない二十項目より価値があります。
三つ目は、結果を見る場が無いこと。見る場が無ければ、入力は誰にも読まれない報告になります。
データは「見えるようにした」だけでは動かない
集計画面を用意した時点で満足してしまうことがあります。しかし数字は、見えるようになっただけでは意思決定を変えません。必要なのは二つです。数字を見る場を決めること——たとえば月次会議の冒頭に置く。そして数字が動いたときに誰が何をするかを、あらかじめ決めておくことです。
この二つが無いまま画面だけを増やすと、「見ているけれど何も変わらない」状態になります。これは道具の問題ではなく、運用の設計の問題です。
まとめ ― 道具ではなく、流れを設計する
システムが現場を変えるのではありません。業務の流れを変える決断が先にあり、道具はそれを支えるものです。順序が逆になると、費用をかけたのに手間だけが増えます。
Earth Compass では、デジタルトランスフォーメーションの支援、システムの導入・最適化、データ分析を通じて、「その業務は本当に必要か」を見直すところから始めています。既存の仕組みで足りるなら、新しい導入はお勧めしません。いま入っている仕組みが活かしきれていないと感じる方は、まず現状の棚卸しからご一緒させてください。